Sukututkimus- ja jäsenrekisteriseloste Virolaisen sukuseura
Henkilötietolain (523/99) 10 §
ja EU sasetuksen 2016/679 (GDPR)
mukainen rekisteriseloste 25.5.2018
1) Rekisterinpitäjä Virolaisen sukuseura, Lohja
Vastuuhenkilö: Sukuseuran kulloinenkin puheenjohtaja jonka yhteystiedot ovat saatavana osoitteessa www.virolaisensukuseura.fi
2) Rekisteriasioista vastaava henkilö
Sukuseuran kulloinenkin sihteeri jonka yhteystiedot ovat saatavana osoitteessa www.virolaisensukuseura.fi
3) Rekisterin nimi Virolaisen sukuseuran sukutietorekisteri
4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Yhdistyslain
11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä
- Sukututkimuksen
tekeminen ja sukujulkaisun tuottaminen
5) Rekisterin tietosisältö
- Jäsenen ja
tutkittavan suvun henkilön
- nimi, syntymäaika
ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka,
kuolinaika ja -paikka, arvonimi,
ammatti
- muut
sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot:
- sukuseuran
jäseneksi tulovuosi ja eroamisvuosi, luottamustehtävät sukuseurassa,
- kirjanpidosta
saadut tiedot jäsen- ja yhdistyksen muiden maksujen suorittamisesta,
- suostumus- ja
kieltotiedot
6) Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet
- jäseniltä ja
heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta saadut tiedot;
- väestötietojärjestelmä;
- muu arkistoaineisto
ja viranomaisrekisterit.
7) Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja
tietojejn siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolle
Rekisteristä
luovutetaan tietoja hallituksen jäsenille ja hallituksen erikseen tekemällä
päätöksellä jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Rekisteristä luovutetaan tietoja
myös sukututkimustarkoituksiin. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille
tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeitten mukaan.
8) Rekisterin suojauksen periaate
Vain sukuseuran
jäsenasioista vastaavilla henkilöillä on pääsyoikeus rekisteriin ja oikeus muuttaa,
lisätä tai poistaa tietoja. Tietotekninen ja manuaalinen rekisteri suojataan
lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Elossa olevien
henkilöiden arkaluontoisia tietoja ei käsitellä.
9) Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen
Rekisteröidylle
varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen,
tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn
pyynnöstä häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen
perumisesta tehdään rekisteriin merkintä.