Sukututkimus- ja jäsenrekisteriseloste Virolaisen sukuseura

Henkilötietolain (523/99) 10 §
ja EU sasetuksen 2016/679 (GDPR)
mukainen rekisteriseloste 25.5.2018

1) Rekisterinpitäjä Virolaisen sukuseura, Lohja

Vastuuhenkilö: Sukuseuran kulloinenkin puheenjohtaja jonka yhteystiedot ovat saatavana osoitteessa www.virolaisensukuseura.fi

2) Rekisteriasioista vastaava henkilö

Sukuseuran kulloinenkin sihteeri jonka yhteystiedot ovat saatavana osoitteessa www.virolaisensukuseura.fi

3) Rekisterin nimi Virolaisen sukuseuran sukutietorekisteri

4) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

  • Yhdistyslain 11 §:ssä tarkoitettu jäsenluettelo yhdistyksen jäsenistä
  • Sukututkimuksen tekeminen ja sukujulkaisun tuottaminen

5) Rekisterin tietosisältö

- Jäsenen ja tutkittavan suvun henkilön - nimi, syntymäaika ja -paikka, vihkimisaika ja -paikka, kuolinaika ja -paikka, arvonimi, ammatti

- muut sukututkimuksen kannalta tarpeelliset tiedot:

- sukuseuran jäseneksi tulovuosi ja eroamisvuosi, luottamustehtävät sukuseurassa,

- kirjanpidosta saadut tiedot jäsen- ja yhdistyksen muiden maksujen suorittamisesta,

- suostumus- ja kieltotiedot

6) Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

- jäseniltä ja heidän läheisiltään sekä vainajien omaisilta saadut tiedot;
- väestötietojärjestelmä;
- muu arkistoaineisto ja viranomaisrekisterit.

7) Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojejn siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolle

Rekisteristä luovutetaan tietoja hallituksen jäsenille ja hallituksen erikseen tekemällä päätöksellä jäsenelle, joka on niitä pyytänyt. Rekisteristä luovutetaan tietoja myös sukututkimustarkoituksiin. Rekisteristä voidaan siirtää tietoja ulkomaille tietosuojavaltuutetun toimiston antamien ohjeitten mukaan.

8) Rekisterin suojauksen periaate

Vain sukuseuran jäsenasioista vastaavilla henkilöillä on pääsyoikeus rekisteriin ja oikeus muuttaa, lisätä tai poistaa tietoja. Tietotekninen ja manuaalinen rekisteri suojataan lainsäädännön ja hyvän tietoturvallisuuden vaatimusten mukaisesti. Elossa olevien henkilöiden arkaluontoisia tietoja ei käsitellä.

9) Rekisteröidyn oikeuksien huomioon ottaminen

Rekisteröidylle varataan pyynnöstä mahdollisuus tarkastaa omat tietonsa. Virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto poistetaan tai täydennetään. Rekisteröidyn pyynnöstä häntä koskevia tietoja ei käsitellä eikä luovuteta. Kiellosta tai sen perumisesta tehdään rekisteriin merkintä.